使用“文档工作区”可简化通过 Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003、Microsoft Office PowerPoint 2003 或 Microsoft Office Visio 2003 与其他人实时进行协同创作、编辑和审阅文档。“文档工作区”网站是以一个或多个文档为中心的 Microsoft Windows SharePoint Services 网站。用户可以方便地协同处理文档,或者直接在“文档工作区”副本上进行操作,或者在其各自的副本上进行操作,从而可定期更新已经保存到“文档工作区”网站上副本中的更改。

通常,您可在使用电子邮件功能将文档作为附件发送时创建“文档工作区”。这时,作为共享附件的发件人,您便成为“文档工作区”的管理员,而所有接收人便成为该“文档工作区”的成员,并获得向该网站添加内容的权限。创建“文档工作区”的另一种方式是在 Microsoft Office 2003 中使用“共享工作区”任务窗格(“工具”菜单)。 

当使用 Word、Excel、PowerPoint 或 Visio 打开“文档工作区”所基于的文档的本地副本时,Office 程序会定期从“文档工作区”获得更新,以便这些更新信息对您可用。如果对工作区副本的更改与对自己的副本所做的更改相冲突,可选择要保存的副本。当完成编辑副本时,可将更改保存到“文档工作区”中,这样其他成员便可将更改合并到他们的文档的副本中。