智能文档是一种可编程文档，通过动态响应您的操作上下文来扩展工作簿的功能。
一些类型的工作簿（例如表单和模板）的功能类似于智能文档。智能文档特别适用于过程中的工作簿。例如，您的公司可能存在一个填写年度员工开支表的过程，并且您已为此使用了 Microsoft Office Excel 2003 模板。如果将该模板转换为智能文档，则可连接到一个数据库，该数据库可自动填写某些所需信息，例如您的姓名、员工编号、经理姓名等。填写完开支报表后，智能文档将显示一个按钮，您可以使用该按钮将此报表发送到过程的下一步骤。由于智能文档能够识别谁是您的经理，它可自动将自己发送到此人。并且，无论谁正在处理此文档，智能文档都能确定其在开支审阅过程中的位置以及下一步所要进行的操作。
智能文档可帮助您重复使用现有内容。例如，会计可在创建帐单结算表使用现有样板文件。
智能文档可使共享信息更加容易。它们可与多种数据库进行交互，并使用 BizTalk 跟踪工作流程。甚至它们可与其他 Microsoft Office 应用程序进行交互。例如，您可使用智能文档通过 Microsoft Outlook 发送电子邮件，而无须离开工作簿或启动 Outlook。