使用“文档工作区”可简化在实时环境中通过 Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003、Microsoft Office PowerPoint 2003 或 Microsoft Office Visio 2003 与其他人员协同创作、编辑和审阅文档的过程。“文档工作区”网站是集中保存一篇获多篇文档的 Microsoft Windows SharePoint Services 网站。人们可以很容易地同时处理文档:直接处理“文档工作区”副本或处理自己的副本,可定期将保存到“文档工作区”网站上的副本更改更新到本地副本中。 

通常,当您使用电子邮件将文档作为共享附件发送时,您就创建了“文档工作区”。作为共享附件的发件人,您将成为“文档工作区”的管理员,所有收件人将成为“文档工作区”的成员,他们被授予了向网站投稿的权限。创建“文档工作区”的另一常用方法是在 Microsoft Office 2003 程序中使用“共享工作区”任务窗格(“工具”菜单)。 

使用 Word、Excel、PowerPoint 或 Visio 打开“文档工作区”所基于文档的本地副本时,Office 程序将定期从文档工作区获取并应用更新。如果对工作区副本所做的更改与您对本地副本所做的更改冲突,您可选择要保留的副本。完成对本地副本的编辑后,则可将您的更改保存到“文档工作区”,从而使其他成员可将文档工作区中的这些更改合并到他们自己的文档副本中。