系列第 24 篇 · 业务流程
老蓝的「定金乌龙」
老蓝在苏州开了家定制实木家具店，主营接单生产—— 也就是：客户先下单 → 付定金 → 厂里生产 → 完工付尾款 → 送货。
去年中秋前他接了 32 单——总金额 195 万—— 客户付了定金 58 万—— 但老蓝的系统里，这 58 万被会计当成了"销售收入"录入了。
3 个月后客户陆续来取货付尾款—— 老蓝才发现一连串问题：
- 销售收入虚高：定金被算成了收入 → 多缴 5.8 万的税
- 应收账款混乱：尾款不知道挂哪——是已发货还是未发货？
- 库存账面错位：客户还没取货，但系统状态"已出货"
- 3 个客户最后取消订单——定金要退 → 但系统里这笔钱已经"被花掉"——资金一度断流
老蓝后来跟我说：
预售这种生意—— 看着钱来得快—— 但每一步都不能按"普通销售"处理—— 必须有预售订单 → 定金收款 → 生产 → 完工 → 尾款 → 出货 这一整套单据流—— 否则账永远理不清。
这一篇，我们就把进销存里**"分阶段付款"**这件越来越常见的事——预售 / 定金 / 尾款——讲透。
先建立大概念：钱和货不再同步
传统销售：
钱和货同时交付：
客户付钱 → 拿货 → 完成
预售模式：
钱和货分阶段：
客户付定金 → 公司排产 → 完工 → 付尾款 → 取货
钱：分两次（甚至多次）
货：晚到
这种"时间错位"——是预售业务的核心特征—— 也是所有混乱的根源。
哪些生意常用"预售 / 定金 / 尾款"
| 业态 | 典型场景 |
|---|---|
| 定制家具 / 木门 | 接单定做，定金 30%，尾款 70% |
| 服装定制 / 婚纱 | 定金 + 试衣 + 尾款 |
| 高端电器 / 大家电 | 双 11 预售、定金抵尾款 |
| 母婴用品（高端） | 进口奶粉 / 推车预订 |
| 健身房 / 培训 | 预付费会员 |
| 装修 / 工程 | 多阶段付款 |
| 电商爆款 | 预售 → 截单 → 量产 |
| 农产品 | 预订下季产品 |
| 餐饮（包席、年夜饭） | 定金预订 |
| 演唱会 / 票务 | 预售 |
这些生意如果不用专门的"预售单据"——账面一定乱。
预售业务的标准 6 步流程
[1] 客户咨询 / 看样
[2] 下预售订单 + 收定金
[3] 公司排产 / 备货 / 等待
[4] 完工 / 到货通知
[5] 客户付尾款
[6] 出货 / 交付
每一步都有专门的单据和动作。
步骤 1：客户咨询 / 看样
跟普通销售一样—— 看款、问价、确定规格。
可以建「销售报价单 / 设计方案单」（如果是定制类）。
步骤 2：下预售订单 + 收定金
单据：预售订单
预售订单号：YS20240320-001
客户：李某
商品：1.8 米实木双人床（带床头柜）
规格：榆木 / 浅胡桃色 / 客户指定尺寸
总金额：8800 元
定金比例：30%
应付定金：2640 元
应付尾款：6160 元
预计交付日期：2024-04-25
状态：待生产
单据：定金收款单
定金收款单号：DJ20240320-001
关联预售订单：YS20240320-001
金额：2640 元
收款方式：微信
状态：已收
财务处理：计入"预收账款"（不是销售收入！）
关键资金处理
这里的 2640 元定金——必须计入"预收账款"，不能计入"销售收入"—— 参见第 12 篇。
原因：
- 货还没生产 / 出货
- 客户可能取消（要退）
- 这钱"不归你"——只是"暂存"
计入预收账款 → 不缴税 / 不算利润 / 不能花。
库存动作
- 普通预售（仓库有货）：可用库存 -1（被这个订单锁定）
- 定制预售（要生产）：不动库存，等生产完成后再入库
步骤 3：排产 / 备货 / 等待
定制类：触发生产
预售订单触发"生产工单"—— 工厂 / 加工车间排产。
系统里这张单的状态变化：
待生产 → 生产中 → 已完工 → 待入库 → 已入库
现货类：从总仓 / 库存预留
预售单确认 → 锁定库存。
可用库存 -1，等出货。
关键单据
- 生产工单（定制 / 加工类）
- 采购订单（无货下订进货类）
- 库存预留单（现货预售）
步骤 4：完工 / 到货通知
货完工 / 到货 → 通知客户：
- 短信 / 微信 / 电话
- 约定取货时间 / 配送时间
- 提醒尾款金额
单据：完工通知
可以是系统自动发的短信，也可以是手工的提醒任务。
关键动作
- 客户确认"接受货" / "时间安排"
- 排程交付物流
步骤 5：客户付尾款
单据：尾款收款单
尾款收款单号：WK20240425-001
关联预售订单：YS20240320-001
金额：6160 元
收款方式：转账
财务处理：
1. 销售收入确认：8800 元（全额！）
2. 预收账款转销售：2640 元
3. 应收账款：0
关键资金处理
这一步是"销售收入"真正确认的时点——
之前：预收账款 +2640
现在：预收账款 -2640（核销）
销售收入 +8800（全额确认）
应收账款 +6160 → 客户付了 → -6160
销售收入要"一次性"全额确认——不能拆成两次。
为什么？会计准则要求"权责发生制" → 货物交付时确认收入。
步骤 6：出货 / 交付
单据：销售出库单
出库单号：CK20240425-001
关联订单：YS20240320-001
商品：1.8 米实木双人床
出库时间：2024-04-25
配送地址：客户家
库存动作
- 实物库存 -1
- 账面库存 -1
- 销售成本计入（按当时的成本算法）
单据：客户签收单
- 客户签字 / 拍照 / 电子签
- 状态："已签收 + 结案"
配图 1：预售业务的完整资金 + 库存动作
时点 事件 资金动作 库存动作
─────────────────────────────────────────────────────────────────
3-20 下预售单 + 定金 2640 预收账款 +2640 可用 -1（如现货）
(定制类则触发生产)
3-25 生产开始 - -
4-20 完工 + 入库 - 实物+1, 账面+1
4-25 客户付尾款 6160 预收账款 -2640 -
销售收入 +8800（全额）
应收 +6160 → 收到 → 应收 -6160
4-25 出货 + 签收 - 实物-1, 账面-1
销售成本计入
配图 2：定金 vs 尾款的财务身份
定金 尾款
──────── ────────
身份 "预收" "正式销售"
(负债) (收入)
税务 不缴税 缴税
能否花 不能 可以
退款风险 高 低
持续时间 从下单到交付 交付后即转应收
单据 预收单 / 定金单 尾款收款单 + 销售单
五个最容易踩的坑
坑一：把定金算成销售收入
老蓝就是。
后果：
- 多缴税（很多)
- 销售收入虚高
- 利润计算错乱
- 客户取消时资金链问题
修正：定金 → 预收账款 → 货交付后才转销售收入。
坑二：预售订单等同普通销售单
普通销售单做了 → 库存马上扣 → 但实际上货还没生产 / 没到。
后果：
- 库存负数报警
- 实物 vs 账面错位
- 其他客户问"有货吗"无法回答
修正：预售订单是"承诺",不是"销售"——
- 现货预售：锁可用库存
- 定制预售：不动库存，触发生产
坑三：没有"完工 → 转销售"的明确节点
定金一直挂在预收账款里—— 货也发了—— 但没人去手动核销—— 预收账款越积越多。
修正：完工出库时系统自动触发——预收 → 销售。
坑四：客户取消订单后定金处理不规范
- 客户取消 → 老板退定金（私下转账）
- 但系统里预收账款没冲销
- 第二次客户再下订单——这笔预收就乱了
修正：取消必须走"预售订单取消单" + "退预收款单" → 完整冲销。
坑五：多阶段付款混乱（不止 2 段）
工程类 / 装修类：定金 30% + 进度款 30% + 验收款 30% + 质保款 10%—— 4 笔钱、4 个时点——
不规范的店常常乱：
- 进度款收了不知道是哪一期
- 质保款挂多久没人记
- 客户最后扯皮没账可对
修正：每一阶段对应"独立收款单 + 关联订单 + 阶段标签"—— 所有阶段在一张订单下管理。
实用工具：预售订单状态机
[草稿] → 客户暂时未定
↓
[已下单] → 等定金
↓
[已收定金] → 进入排产 / 备货
↓
[生产中 / 备货中] → 等完工
↓
[已完工 / 已到货] → 通知客户
↓
[已通知] → 等尾款 + 配送
↓
[已收尾款] → 安排出货
↓
[已出货] → 客户接收中
↓
[已签收] → 结案
┌─ 任何阶段可能：取消 → 退款 → 关闭
状态清晰 → 每一笔单子都能立刻知道在哪一步。
一个进阶概念：定金抵尾款 / 部分抵扣
电商大促常见—— "定金 100 抵 200" / "定金可抵 30%"——
实际是营销策略—— 账面上：
- 定金 100 元 = 预收账款 +100
- 尾款时：客户付 100 元就算"付清"
- 总收入：还是 100 + 100 = 200 元
- 营销让利：100 元（差价 / 折扣）
财务上不复杂——但要让系统支持"定金有抵扣规则"。
一个特殊场景：年卡 / 储值卡
健身房 / 美容院 / 餐饮的"预付费"—— 跟"预售"是同一类：
- 客户付 3000 办年卡
- 全年消费陆续核销
- 每次消费时确认销售收入
| 时点 | 动作 |
|---|---|
| 客户充值 | 预收账款 +3000 |
| 每次消费 | 预收 -消费金额、收入 +消费金额 |
| 卡到期 / 退卡 | 剩余金额退或转 |
绝对不能"充值时全额算收入"—— 否则钱花光了 → 客户消费时账上无钱可付 → 跑路 / 暴雷。
健身房 / 培训机构频繁"跑路"—— 核心原因就是这个。
老蓝的整改
老蓝重新规范了 4 个月：
| 指标 | 之前 | 之后 |
|---|---|---|
| 定金归类 | "销售收入" | "预收账款" |
| 多缴税 / 年 | 5.8 万 | 0 |
| 销售收入准确性 | 虚高 30% | 精确 |
| 客户取消退款 / 资金问题 | 频发 | 0 |
| 预收账款余额清晰度 | 不清 | 实时可见 |
| 月度对账时间 | 3 天 | 30 分钟 |
他说：
定金这件事—— 表面是"钱进来了"， 实际是**"我欠客户一批货 / 一次服务"**—— 这种"债务"必须挂在账上—— 而不是当成"赚的钱"花了。
三道自检题
-
你的定金 / 预收款是怎么入账的？是"收入"还是"预收账款"？
- 入收入 → 多缴税 + 资金错觉
-
你的预售订单和普通销售订单是同一种单吗？
- 是 → 库存早晚乱
-
你的预收账款余额，能不能立刻说出对应多少未交付订单？
- 说不出 → 隐患
结尾
预售、定金、尾款—— 不是简单的"分次收钱"—— 而是**"承诺 → 履约 → 兑现"**的完整商业关系。
老蓝现在常对新员工说：
客户付定金那一刻—— 不是"我们赚到了"—— 是**"我们答应了**—— 而这个承诺必须有完整的单据链来兑现。
留个问题给你：
你的店里有"分阶段收款"业务吗？怎么处理预收和销售确认的？欢迎留言。
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