采购流程标准动作怎么定？询价→下单→收货→对账（附自检清单）

系列第 16 篇 · 业务流程

老韩的「采购暗流」

老韩在西安做酒水批发，年营业额 1500 万。

去年他做了一件事——让会计悄悄统计采购员小刘过去 12 个月的采购明细。

结果出来三件事让他凉了半截：

1. 23 笔采购里有 17 笔只问了一家供应商——没比价
2. 每月给某个固定供应商的订单占总采购 62%——单家依赖度过高
3. 抽查 10 笔验收记录，6 笔都是"收到即签字"——没数、没验质、没记差异

老韩追问下去，小刘也没贪——他只是没有标准流程：

• 询价靠"打电话给最熟那家"
• 验收靠"翻看一眼"
• 对账靠"月底集中报"

老韩当晚算了算：这种"自由式"采购，一年至少让他多花了 30 多万。

这一篇，我们就把"采购流程"——这件老板最容易当甩手掌柜、出事时最致命的事——一步步拆开，讲清楚什么叫"标准动作"。

采购全流程：四大阶段、十二个动作

阶段一：询价定供        阶段二：下单签约
  1. 需求确认             5. 下采购订单
  2. 寻源 / 询价          6. 供应商接单确认
  3. 比价分析             7. 跟单 / 在途追踪
  4. 供应商选择           8. 到货通知

阶段三：收货验收        阶段四：付款对账
  9. 到货清点              11. 月度对账
  10. 质检入库            12. 付款核销

下面挨个讲。

阶段一：询价定供

动作 1：需求确认

很多老板的采购是这么开始的： "快没货了 → 赶紧下单 → 凭感觉买多少"—— 完全没经过严肃的需求测算。

正确做法：每次采购前必须明确三件事——

系统层面，主流进销存都有「采购建议单」—— 自动列出"哪些 SKU 该补、补多少、什么时候到货"。

这一步省了 → 后面所有动作都失控。

动作 2：寻源 / 询价

老韩犯的错就在这里：只问一家。

标准动作：至少 3 家询价——

• 老供应商（1-2 家）
• 备选供应商（1 家）
• 偶尔加一家新的"探路"

为什么必须比价：

1. 价格随时间在动，不比就不知道行情
2. 单家依赖太久，对方会涨价
3. 万一老供应商出问题，没备份等死

系统里建「采购询价单」（参见第 15 篇）—— 留痕，未来可对比。

动作 3：比价分析

不是"谁报价低就选谁"——

完整比价应该看：

举例：

• A 厂报价 1300、月结、质量稳、5 天到 → 综合 92 分
• B 厂报价 1250、现款现货、质量一般、3 天到 → 综合 78 分

单看价格 B 便宜 50 块，但综合下来 A 反而更划算。

系统里可以做一张「比价表」，把维度量化打分。

动作 4：供应商选择 + 风控

选完供应商，要做最后一道检查：

• 新供应商：是否有营业执照、税票资质、参观工厂？
• 老供应商：累计欠款是否过高、是否有合同？
• 大额采购：是否经过老板审批？

很多店"小单凭采购员决定、大单老板审批"—— 但**"大"的标准要事先写在制度里**——不要"老板心情好就放过"。

阶段二：下单签约

动作 5：下采购订单

系统里生成「采购订单」——

必填字段：

• 供应商
• 商品 SKU + 数量
• 单价 + 总价
• 交货时间
• 收货地址
• 付款方式 + 账期
• 质量要求 / 特殊条款

关键提示：采购订单必须打印 / 发邮件 / 微信发过去—— 留有书面记录，比口头电话约定可靠 10 倍。

动作 6：供应商接单确认

很多老板下完单就以为"完事了"——

实际上"对方接单"是另一回事：

• 工厂可能产能不够，要推迟
• 报价可能搞错，要重新核
• 物流可能不能按时

标准动作：24 小时内拿到供应商书面确认—— 微信回个"收到，按订单执行"也行。

动作 7：跟单 / 在途追踪

下完单不能"等天上掉货"—— 要主动跟。

系统里采购单状态应该实时更新： 已下单 → 已确认 → 备货中 → 已发货 → 在途 → 已到货

动作 8：到货通知

供应商发车 → 老板的仓库收到物流单号 → 仓库知道明天有 3 车货要来 → 提前安排卸货工人 + 验收员。

很多店的仓库前一天不知道明天有什么货来—— 临时调人、临时找空间、临时验收—— 全是被动。

阶段三：收货验收

动作 9：到货清点

这是采购流程里最容易"放水"的一步—— 小刘的 6 笔"收到即签字"就是。

标准动作：

1. 货车到 → 拍照（车况、外包装、封条）
2. 核对数量——按箱 / 件清点，一件不少
3. 比对订单——SKU、规格、批次是否一致
4. 记录差异——少几件、坏几件，立刻拍照
5. 签收——只签实际到货数，永远不要签"应到 50 张"

动作 10：质检入库

数量对完，下一步是质量：

质检不合格的处理：

• 立刻拍照 + 标记
• 不入库 / 单独标记"待协商"
• 联系供应商：补发 / 退货 / 折价

入库时生成「采购入库单」—— 按"实际合格数量"入库，不按"应到数量"。

节点小结：实收 ≠ 应到

很多小店的入库单写的是订单数量——

这是大错。

应到 50 张 + 实收 48 张 + 合格 47 张—— 入库的应该是 47，不是 50。

差异要在系统里挂着，等后续协商完成再清。

阶段四：付款对账

动作 11：月度对账

每个月初，跟每家供应商对一次账：

理想流程：

• 月初 3 天内拿到供应商对账单
• 5 天内核对完
• 7 天内签字确认
• 10 天内安排付款

动作 12：付款核销

按账期到期付款——

系统里生成「付款单」，关联到具体的入库单：

付款 61100 元
  - 核销 CG20240315-001 入库单 61100 元
应付余额：0

关键：付款必须指明核销哪一笔—— 否则月度报表里"应付总额"是错的。

配图 1：标准 vs 不标准对比

不标准的采购（小刘式）         标准化采购（系统式）
────────────────────────────  ────────────────────────────
缺货时口头让人下单            缺货前系统自动建议
找最熟的一家                  3 家比价
口头说要多少                  采购单写明 SKU/数量/价格
等货来                        在途追踪 + 提前预警
看一眼数数                    数量 + 质量双验收
全收签字                      差异记录、单独处理
月底翻单子算账                系统自动算应付
付完款也不知道核销了哪笔       明确核销每张入库单

配图 2：采购流程中的 12 个单据

三种"省事"做法的代价

省事一：不询价、只找熟人

短期省事：省 10 分钟电话。 长期代价：每年多花 5-10% 的采购成本。

省事二：不验质、全收

短期省事：省半小时验货。 长期代价：次品流入库存 → 卖给客户 → 投诉 / 退货 / 失信。

省事三：不对账、按感觉付

短期省事：少做一份月报。 长期代价：重复付款、漏付、应付混乱。

一个进阶动作：供应商评分

每季度给每家供应商打分——

80 分以上 → 核心供应商，加大份额 60-80 → 备选，维持 60 以下 → 淘汰 或限期整改

很多老板"用熟不用生"——但熟不等于好。 有数据评分，才能客观换血。

一份「采购采访清单」，老板每季度问一次自己

打印贴在办公室：

□ 本季度采购单是否都做过比价？
□ 单家供应商占比是否超过 50%？
□ 是否有新增 1-2 家备选供应商？
□ 收货差异率是否在 1% 以内？
□ 月度对账是否每月按时完成？
□ 付款核销是否清晰？
□ 是否有滞留 6 个月以上未核销的应付？
□ 供应商评分是否完成？

打 ✗ 的越多，采购管理就越乱。

老韩的新流程

老韩规范完后，让小刘必须做到：

• 每次询价至少 3 家
• 单家供应商占比不超过 40%
• 收货必须双人验收
• 月初前 5 天完成所有供应商对账

6 个月后的成效：

按 1500 万采购额算，7.5% 就是 100 多万的成本节约。

他给小刘加了工资，仍然净省了 80 万。

三道自检题

1. 你最近 10 笔采购，有几笔是只问了一家供应商的？

   • 超过 5 笔 → 比价制度形同虚设

2. 你的收货员有没有"实收 vs 应到"差异记录？

   • 没有 → 索赔无据

3. 你每月对账日固定吗？是否所有供应商都按时对完？

   • 不固定 → 应付账户一定有混乱

结尾

采购这件事，是老板"最爱当甩手掌柜"的环节—— 也是最容易暗中流失利润的环节。

老韩现在每周一早上做一件事： 打开系统，看上周所有采购单的"3 家比价记录是否齐全"。

他说：

标准动作不是束缚，是兜底。 当所有事情都按规矩走时，老板才能真的睡得着觉。

留个问题给你：

你的店里，采购员一个人能决定多少金额的单？超过多少需要老板审批？欢迎留言。

下一篇预告：《销售流程标准动作：报价 → 订单 → 发货 → 回款》——卖货这一边，也有自己的标准动作清单。