现在，敏感性信息只能通过限制对存储这些信息的网络或计算机的访问来进行控制。但是，一旦用户获得访问权限，就无法限制他们对内容所进行的操作或将这些信息发给谁。这种信息分发方式很容易使敏感性信息到达那些不再希望接收它的人那里。Microsoft Office 2003 提供一种名为信息权限管理 (IRM) 的新功能，可帮助防止因为意外或粗心将敏感性信息发给不该收到它的人。
作者使用“权限”对话框（“文件” | “权限” | “不能分发”，或者“常用”工具栏上的“权限”）赋予用户“读取”和“更改”权限，并为内容设置到期日期。作者可通过单击“权限”子菜单上的“无限制的访问”，或者单击“常用”工具栏上的“权限”从文档、工作簿或演示文稿中删除受限制的权限。
此外，公司的管理员可在“权限”子菜单上创建在 Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003 和 Microsoft Office PowerPoint 2003 中可用的权限策略，并指定可访问信息的人和编辑级别，或者用户对文档、工作簿或演示文稿可使用的 Office 功能。
收到包含限制权限内容的用户只需像打开不包含限制权限的内容一样打开文档、工作簿或演示文稿。如果用户的计算机上没有安装 Office 2003 或更高版本，则可下载查看此内容所需的程序。
注释 可以使用仅在 Microsoft Office Professional Edition 2003、Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003 和 Microsoft Office PowerPoint 2003 中具有的“信息权限管理”来创建带限制权限的内容。