系列第 08 篇 · 核心概念
老钱被四个数字搞晕了
老钱在义乌做小商品批发，去年上了系统，第一个星期就被一个问题困住了——
同一个商品「圣诞挂件 A001」，他在系统里能看到四个完全不同的库存数字：
- 实物库存：1200
- 账面库存：1245
- 可用库存：890
- 在途库存：500
老钱挠头：到底信哪个？
他打电话给我，开口第一句：「这软件是不是有 bug？四个数都不一样啊？」
我说：「不是 bug，是你的库存原本就有四个不同的状态——以前没系统，你只看见一个数（其实是估出来的），现在系统把每个状态都拆给你看。」
这一篇，我们就把库存的四种讲法一次讲透。
先打个比方：仓库 = 你的银行卡
老钱不太懂仓库术语，但他懂银行卡。
我跟他打比方：
| 库存 | 银行卡上对应 |
|---|---|
| 实物库存 | 真正能从 ATM 取出来的现金 |
| 账面库存 | 银行账单上显示的余额 |
| 可用库存 | 能立刻刷出去的余额（扣掉冻结的） |
| 在途库存 | 别人转给你、还没到账的钱 |
银行卡余额你看似简单，其实平时也悄悄分成这四种状态—— 你 ATM 能取的钱 ≠ 账单显示的钱 ≠ 能刷的钱 ≠ 真正属于你的总钱。
仓库也一样。
1. 实物库存：仓库里真的有多少
定义：此时此刻，仓库里实实在在能摸得到的货数量。
举例：
- 老钱仓库里圣诞挂件 A001，站在仓库里数一遍，是 1200 个。
- 这就是实物库存。
怎么得来的
- 最准的办法：人工盘点（一个个数）
- 次准的办法：扫码枪扫一遍
- 最不准的办法：根据进销账推算
实物库存的特征：
- 唯一的「真相」
- 但获取成本高——盘点一次要停业、要加班
- 一般每月 / 每季度 / 每年才能盘一次
划重点：实物库存是「真理」，但平时你看不到它，看到的都是账面库存。
2. 账面库存：系统里显示的数
定义：系统根据「上次盘点的数 + 每一笔进出货记录」算出来的库存。
公式：
账面库存 = 上次盘点数 + 累计进货 - 累计销售 - 累计调出 + 调入 - 损耗
举例：
- 上次盘点：1000 个
- 后来进了 500
- 卖了 230
- 调出去 25
- 系统算出来：1000 + 500 - 230 - 25 = 1245
这个 1245，就是账面库存。
账面库存为什么会和实物库存不一样
如果账面库存永远等于实物库存，那就完美了——可惜永远不会。
差异的常见原因：
- 卖了忘登记 / 登错数
- 退货没入账
- 货被偷 / 内部拿走
- 货损 / 摔坏没记账
- 试用 / 样品发了没扣
- 仓库里货摆错位置，盘点时数漏 / 数重
- 系统操作错（误删单据、改了数量）
账面 - 实物 = 库存差异——第 26 篇会专门讲怎么排查这种差异。
老板该怎么用账面库存
- 平时：作为日常运营依据（要不要补货、能不能接单）
- 月底 / 季度：通过盘点修正成实物数
- 永远记住：账面库存是估算，不是真相
3. 可用库存：能拿去卖的有多少
定义：账面库存里，还没被任何订单 / 任何用途锁定的那部分。
公式：
可用库存 = 账面库存 - 已锁定库存
「已锁定」是怎么发生的
举例，老钱的圣诞挂件 A001 账面库存 1245 个，但是：
- 有一笔订单已经下了 200 个，还没出库（销售预占）
- 有一个促销活动锁定了 100 个做赠品（活动预占）
- 有一笔调拨单，要调到另一个仓库 55 个，还没发（调拨预占）
这些「答应别人但还没真发出去」的，都不能再卖给别人。
所以：
- 账面库存：1245
- 已锁定：200 + 100 + 55 = 355
- 可用库存：1245 - 355 = 890
老钱现在如果接到一个客户问「我要 1000 个」，他不能看 1245 答应——他要看 890。
为什么可用库存最重要
实务中，可用库存才是「能不能卖」的真正依据。
很多老板没系统时，靠账面（甚至靠脑子里的实物估计）答应客户——结果到出货时发现没货，临时调货、临时道歉、临时退款。
有系统后，前台报价 / 接单时看的都是「可用库存」，再也不会超卖。
4. 在途库存：路上还没到的货
定义：已经下了采购单 / 调拨单，货还在路上或还在供应商那边没发的。
举例：
- 老钱上周向义乌另一家厂下了 500 个圣诞挂件 A001 的采购单
- 工厂这周一发货，物流要走 5 天
- 这 500 个，已经付钱（或已下单）但还没到仓库——就叫在途库存
在途库存的两种状态
| 状态 | 含义 |
|---|---|
| 已订未发 | 采购单已下，工厂还没发货 |
| 已发未到 | 工厂已发货，运输途中 |
在途库存为什么要单独统计
理由有三个：
第一：判断「未来 N 天能不能交货」
- 现在可用库存只有 890
- 客户要 1300
- 但在途有 500，预计 5 天后到
- 如果客户能等 7 天，这单接得了
第二：避免重复采购
- 老钱看到可用库存只有 890，觉得不够，下意识就想再下一单
- 但他忘了一周前已经下了 500 在路上——再下就重复了
- 系统里看见「在途 500」，就不会重复采购
第三：资金预算
- 在途库存代表「已经付的钱 / 应付的钱」
- 老钱要做下个月的资金计划，得把这部分算进去
配图 1：四种库存的关系
配图 2：四种库存什么时候用
| 场景 | 看哪个库存 |
|---|---|
| 接客户订单、报有货没货 | 可用库存 |
| 老板看「我家有多少货」 | 账面库存 |
| 月底盘点 / 财务核算 | 实物库存（最准） |
| 决定要不要补货 | 可用 + 在途 一起看 |
| 资金计划 | 在途库存（已支出但未到货） |
| 出报表给老板看 | 账面库存（最直观） |
进阶：还有几个变种
理论上只有四种主库存，但实际系统里你可能还会看到这些：
1. 锁定库存（=已锁定 / 已预占）
就是上面 355 那部分。有的系统单独列一列。
2. 残次库存
实物存在但不能正常销售的——破损、过期边缘、瑕疵品。
不能算可用，要单独标注。
3. 寄售库存
货放在你这里，但所有权还是供应商的——卖出去再结款。
不能算自己的库存，但要登记位置。
4. 委外加工在途
发出去给委外厂加工的原料，加工完会返回。
是「在途」的一种，但路径不同。
5. 多仓库存
- 总仓 800
- 一店 200
- 二店 245
- 合计：1245
很多老板没注意，系统里默认看到的是「总库存」，但接单时其实要看「能从哪个仓发」——这是连锁经营最容易踩坑的地方。
五个最常见的老板误区
误区一：「我账上有 1200，怎么不能卖 1200？」
错。账上有 1200，但其中 355 已经被锁了，能卖的只有 890。
误区二：「我盘出来是 1200，但系统显示 1245，肯定是系统错了。」
不一定。系统显示的是账面，账面是根据「单据」算的—— 有可能是单据漏录、有可能是货被偷、有可能是上次盘点本身就错了。 要查差异，不是直接相信哪一边。
误区三：「在途库存我没在意，反正货到了再说。」
错。在途库存帮你做两件事：避免重复采购、判断未来交期。 看似无所谓，实际能省很多冤枉钱。
误区四：「可用库存就是账面库存。」
错。账面库存 ≠ 可用库存。 中间隔着「已锁定」那一层。 小店没赊账没预订时两者相等，规模一大就完全不同。
误区五：「只要盘准了实物，其他都好说。」
错。盘准实物只能保证「某个时刻」库存数对，后续每一笔进出货还得准，账面才能跟得上。 盘点是「修正动作」，不是「一劳永逸」。
老钱的总结
我教完老钱这套，他想了一晚上，第二天给我发了个微信：
我以前以为库存就是一个数。 现在我懂了，库存其实是四个数：
- 一个是真相（实物）
- 一个是估算（账面）
- 一个是承诺（可用）
- 一个是预期（在途）
真懂这四件事的老板，应该睡得更踏实。
我说：「准确说，是不再被自己骗。」
三道自检题
-
你看你的进销存系统时，能区分这四种库存吗？
- 看不出来 → 你的系统功能可能太简陋，或者你没找到对应字段
-
你接客户订单时，看的是「账面」还是「可用」？
- 账面 → 早晚会超卖一次
-
你最近一次盘点，账实差异是多少？
- 不知道 → 早该盘了
-
2% → 第 26 篇专门讲怎么查根源
结尾
库存这一个词，背后藏着四个完全不同的故事。
搞懂这四个故事，老板就少被自己骗，也少被员工糊弄。
但库存只是「数」，真正决定你赚不赚钱的，是另一件事——这些库存「按什么价算」。
那就是下一篇要讲的「成本价」。
留个问题给你：
你最近一次盘点，账面和实物差了多少？百分之几？欢迎留言对比一下。
下一篇预告：《"成本价"按哪个算？先进先出、移动加权一次讲清》——决定你利润高低的，从来不是售价，是成本价怎么算。
